Datenschutzhinweise

3.1. Nutzung unserer Website

Wenn Sie eine Firmenwebsite-Domain oder Subdomain von https://hospiro.com oder eine unserer Web-Applikationen ausschliesslich zu Informationszwecken besuchen, ohne uns anderweitig Personendaten zu übermitteln (z. B. über Kontaktformulare), oder unsere Web-Applikationen besuchen, bearbeiten wir die Daten, die zwischen Ihrem Browser und unserem Server ausgetauscht werden und für die Bereitstellung unserer Website und Web-Applikationen sowie den Austausch der erforderlichen Ressourcen notwendig sind. Wir verwenden auch funktionale Cookies und andere Technologien (siehe Ziff. 3.5), um die Nutzung unserer Firmenwebsite und unserer Web-Applikationen zu ermöglichen und die Stabilität und Sicherheit unserer Firmenwebsite zu gewährleisten.

Dabei verarbeiten wir insbesondere die folgenden Daten:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• Jeweils übertragene Datenmenge
• Webseite, von der die Anforderung kommt
• Browser
• Betriebssystem und dessen Oberfläche
• Sprache und Version der Browsersoftware

Bei der Nutzung unserer Website werden zudem automatisch Protokolldaten (Logfiles) erstellt. Diese enthalten technische Informationen über die Nutzung unserer Systeme und werden insbesondere zur Gewährleistung der Sicherheit, zur Erkennung und Abwehr von Angriffen sowie zur Fehleranalyse und Behebung technischer Probleme verwendet.

Für den Betrieb und die Bereitstellung unserer Website speichern wir die erforderlichen Daten und Inhalte auf den Servern unseres Webhosting-Anbieters. Unser Webhosting-Anbieter, die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, stellt hierfür die notwendige Infrastruktur, insbesondere Speicherplatz, Rechenleistung und technische Dienste, zur Verfügung und unterstützt uns bei der Wartung und Sicherstellung der Verfügbarkeit und Sicherheit unserer Website.

Wir verarbeiten Ihre Personendaten, um Ihnen unsere Website bereitzustellen und auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, die Stabilität und Sicherheit unserer Website zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach neunzig Tagen automatisch gelöscht.

3.2. Nutzung unserer Web-Applikationen

Die Nutzung unserer Web-Applikationen kann je nach Funktionalität und Zweck ohne oder mit Erstellung eines Benutzerkontos erfolgen.

Für die Nutzung unserer Web-Applikation „Pathway Platform“ https://pathway.hospiro.com/ setzt die Erstellung eines Benutzerkontos voraus, welches auf Anfrage eingerichtet werden kann. Im Rahmen der Erstellung, Verwaltung und Nutzung Ihres Benutzerkontos bearbeiten wir Personendaten, die für den Zugang, die Bereitstellung und die Sicherheit der Web-Applikationen erforderlich sind. Zudem bearbeiten wir Personendaten, um erforderliche Mitteilungen und Benachrichtigungen an Benutzerkonten zu versenden. Dazu gehören insbesondere Verifizierungsnachrichten, technische Hinweise, Erinnerungen, Warnungen sowie weitere Mitteilungen im Zusammenhang mit der Nutzung, Sicherheit und Verfügbarkeit der Web-Applikation.

Dabei bearbeiten wir insbesondere folgende Personendaten:

• Name und Vorname;
• E-Mail-Adresse;
• Angaben zur Organisation bzw. zum Arbeitgeber (Affiliation);
• Benutzername und Zugangsdaten;
• gegebenenfalls Mobiltelefonnummer für die Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA);
• gegebenenfalls Profilbild, sofern dieses durch den Benutzer hochgeladen wird;
• Bei der Registrierung gewähltes Passwort;
• Informationen zu Ihrem Benutzerkonto und Ihren Berechtigungen;
• Vertrags-/Lizenzinformationen;
• Angaben zu Ihrer Nutzung der Web-Applikation;
• Nutzungs- und Gerätedaten (z. B. IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Geräteeinstellungen sowie Datum und Uhrzeit der Zugriffe);
• Protokolldaten (Logfiles) zur Sicherstellung des Betriebs und der Sicherheit;
• technische Informationen zur Fehleranalyse und Fehlerbehebung.

Bei der Nutzung weiterer Web-Applikationen, die kein persönliches Benutzerkonto erfordern, werden keine zusätzlichen Personendaten bearbeitet. Soweit technische Zugriffsdaten bearbeitet werden, erfolgt dies gemäss den in Ziff. 3.1 beschriebenen Datenbearbeitungen.

Benutzerkonto-, Nutzungs- und technische Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Nutzung der Web-Applikationen aufbewahrt und anschliessend anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen einer weiteren Aufbewahrung entgegenstehen.

Wir verarbeiten Ihre Personendaten zur Einrichtung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos, zur Bereitstellung und Nutzung unserer Web-Applikationen sowie zur Erfüllung unserer vertraglichen bzw. vorvertraglichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Zudem verarbeiten wir Personendaten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, insbesondere zur Gewährleistung der Stabilität, Sicherheit und ordnungsgemässen Funktion unserer Web-Applikationen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

3.3. Vertragsabschluss, Lizenzverwaltung und Abrechnung

Im Rahmen der Begründung und Verwaltung unserer Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Geschäftspartnern bearbeiten wir Personendaten und Vertragsdaten. Dabei bearbeiten wir insbesondere folgende Personendaten:

• Stammdaten;
• Vertragsdaten;
• Name und Kontaktdaten;
• Angaben zur Organisation und Funktion;
• Vertrags-, Lizenz- und Leistungsinformationen;
• Rechnungs- und Zahlungsinformationen;
• Unterschrift;
• Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung.

Die Bearbeitung erfolgt zur Begründung, Durchführung und Verwaltung unserer Vertragsbeziehungen, zur Verwaltung von Lizenzen sowie zur Erbringung unserer Dienstleistungen und Produkte. Dazu gehören insbesondere die Verwaltung von Kundenbeziehungen, die Bereitstellung und Verwaltung von Lizenzen, die Abwicklung von Bestellungen sowie die Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung.

Wir verarbeiten Ihre Personendaten, um unsere vertraglichen und vorvertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen bzw. vorvertragliche Massnahmen durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, insbesondere steuer- und handelsrechtlicher Anforderungen, erforderlich ist, erfolgt sie zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Diese Daten erheben wir i.d.R. von Ihnen, von Vertragspartnern und von in die Abwicklung des Vertrages involvierten Dritten, aber auch von Drittquellen (z.B. Anbietern von Bonitätsdaten) und aus öffentlich zugänglichen Quellen. Wir bewahren diese Daten in der Regel während 10 Jahren ab dem letzten Austausch mit Ihnen auf, mindestens aber ab Vertragsende. Diese Frist kann länger sein, soweit dies aus Beweisgründen oder zur Einhaltung gesetzlicher oder vertraglicher Vorgaben erforderlich oder technisch bedingt ist.

3.4. Kontaktaufnahme, inklusive Kundensupport, Newsletter und andere Marketing-E-Mails

Sie können per E-Mail mit uns Kontakt aufnehmen. Wenn Sie per E-Mail-Kontakt zu uns aufnehmen, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns übermitteln. Dazu gehören Ihre E-Mail-Adresse, eventuell Ihr Name und Ihre Telefonnummer sowie gegebenenfalls die Inhalte Ihrer Kommunikation. Ihre Daten verarbeiten wir dabei, um Ihr Anliegen beantworten und um eine direkte und dokumentierte Kommunikation ermöglichen zu können.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO). Dieses Interesse liegt in der effizienten und effektiven Kommunikation mit unseren Kunden, Partnern und Interessenten. Die Verwendung von E-Mail-Kommunikation ermöglicht uns eine schnelle, direkte und dokumentierte Kommunikationsweise, die für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen, die Beantwortung von Anfragen, die Verwaltung von Kundenbeziehungen und die Aufrechterhaltung unseres Geschäftsbetriebs unerlässlich ist.

In Ergänzung zur Kontaktaufnahme per E-Mail haben Firmenwebsite-Besucher die Möglichkeit, über ein Kontaktformular mit uns in Kontakt zu treten. Dieses Formular kann unterschiedlichen Zwecken dienen, wie beispielsweise Anfragen nach unverbindlichen Beratungsterminen oder Anfragen zu Produkten. Dabei verarbeiten wir die folgenden Daten unserer Webseite-Besucher:

• Namensdaten
• Angabe der Firma
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefon)
• ggf. Angaben zu verschiedenen Präferenzen (z. B. Produktinteressen, Kauf- oder Mietpräferenzen)
• ggf. Kommunikationsinhalte
• ggf. Daten, um Sie zu identifizieren, wenn wir Ihre Identität feststellen wollen oder müssen (z.B. eine Kopie eines Ausweises).

Für automatisierten E-Mail Versand im direkten Zusammenhang mit der Nutzung der Firmenwebsite versenden wir E-Mail mit Hilfe von Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin („Brevo“).

Die Verarbeitung dieser Daten beruht auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die effiziente Bearbeitung von Anfragen und die Organisation von Beratungsterminen sind wesentliche Bestandteile des Kundenservices und der allgemeinen Geschäftstätigkeit. Darüber hinaus ist die Beantwortung von Produktanfragen essenziell für die Aufrechterhaltung unserer Kundenkommunikation.

Für unsere E-Mail-Kommunikation nutzen wir Microsoft Outlook. Soweit dies erforderlich ist, werden daher Ihre Daten im erforderlichen Umfang an den von uns beauftragten Dienstleister Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland ("Microsoft") im Rahmen einer Auftragsverarbeitung weitergegeben.

Personendaten, die Microsoft verarbeitet, können an Server der Microsoft Corporation in den USA und somit in ein Drittland übermittelt und dort verarbeitet werden. Für Datenübermittlungen in die USA hat die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss gemäss Art. 45 Abs. 3 DSGVO erlassen, namentlich das EU-U.S. Data Privacy Framework. Auf Basis dieses Beschlusses sind Datenübermittlungen an in den USA ansässige Organisationen, die entsprechend zertifiziert sind, zulässig. Microsoft Corporation ist unter dem EU-U.S. Trans-Atlantic Data Privacy Framework zertifiziert.

Wir versenden unseren Newsletter oder andere Marketing-E-Mails in der Regel nur mit Ihrer Einwilligung an Sie (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Sofern Sie bereits unsere Produkte, Leistungen nutzen und eine Geschäftsbeziehung mit uns besteht, können wir Sie jedoch über ähnliche Produkte und Leistungen von uns per E-Mail informieren, sofern wir Sie vorab über diese Möglichkeit informiert haben und Ihnen die Möglichkeit gegeben haben, dies abzulehnen. Diese Datenbearbeitung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses, unser Geschäft mit bestehenden Kunden zu fördern (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Bitte beachten Sie, dass Sie sich von solchen E-Mails abmelden können, indem Sie auf den Abmeldelink am Ende jeder Marketing-E-Mail klicken. Marketing E-Mails werden ebenfalls mit Hilfe von Brevo versendet.

Wir bewahren die Kommunikationsdaten in der Regel während 12 Monaten ab dem letzten Austausch mit Ihnen auf. Diese Frist kann länger sein, soweit dies aus Beweisgründen oder zur Einhaltung gesetzlicher oder vertraglicher Vorgaben erforderlich oder technisch bedingt ist. E-Mails in persönlichen Postfächern und schriftliche Korrespondenzen werden in der Regel mindestens 10 Jahre aufbewahrt.

3.5. Einsatz von Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Webseite verwendet sogenannte Cookies und vergleichbare Technologien. Dabei bearbeiten wir ggf. Verhaltens- und Präferenzdaten.

3.5.1. Cookies

Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die von Ihrem Webbrowser automatisch erstellt und auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, sobald Sie unsere Webseite besuchen. Die Stelle, die das Cookie setzt, kann bestimmte Informationen aus diesem Cookie auslesen. Durch Cookies werden weder Programme ausgeführt noch Viren auf Ihr Endgerät übertragen. Sie können die Verwendung von Cookies zudem in den Einstellungen Ihres Browsers einschränken oder deaktivieren.

Wir wollen dabei nicht auf Ihre Identität schliessen, auch wenn wir dies können, soweit wir oder von uns beigezogene Dritte Sie durch Kombination mit Registrierungsdaten identifizieren können. Auch ohne Registrierungsdaten sind die eingesetzten Techniken aber so ausgestaltet, dass Sie bei jedem Seitenaufruf als individueller Besucher erkannt werden, etwa indem unser Server (oder die Server der Dritten) Ihnen bzw. Ihrem Browser eine bestimmte Erkennungsnummer zuweist („Cookie“).

Sie können die Verwendung von Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers einschränken oder deaktivieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass dadurch die Funktionalität unserer Website oder Web-Applikationen eingeschränkt werden kann.

Es ist zwischen technisch notwendigen und technisch nicht notwendigen Cookies zu unterscheiden.

a) Technisch notwendige Cookies

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, die erforderlich sind, um grundlegende Funktionen unserer Webseite bereitzustellen, wie etwa die Navigation auf der Seite oder den Zugriff auf sichere Bereiche der Webseite. Die damit verbundene Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), da wir ein Interesse an der technisch fehlerfreien und funktionalen Bereitstellung unserer Webseite haben. Diese Cookies sind für den Betrieb der Webseite zwingend erforderlich. Diese Cookies haben ein Verfallsdatum von bis zu 24 Monaten.

b) Technisch nicht notwendige Cookies

Technisch nicht notwendige Cookies dienen Zwecken wie Analyse, Personalisierung, gezielter Werbung sowie der Integration von Social-Media-Funktionen, um die Benutzererfahrung zu verbessern und zusätzliche Funktionen bereitzustellen. Die Rechtsgrundlage für den Einsatz dieser Cookies stellt Ihre Einwilligung dar (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Wir setzen keine technisch nicht notwendigen Cookies ein.

3.5.2. Analysetools

Wir nutzen den Webanalyse-Dienst Plausible Analytics, den wir selbst betreiben, um anonymisierte Nutzungsdaten zu statistischen Zwecken zu erfassen. Dies dient ausschliesslich der Analyse allgemeiner Trends im Besucherverhalten unserer Website und nicht der Nachverfolgung einzelner Besucher. Dabei werden keine Cookies eingesetzt.

Es werden ausschliesslich aggregierte, anonymisierte Daten verarbeitet. Zu den erfassten Informationen gehören unter anderem die Herkunft der Besucher, die am häufigsten aufgerufenen Seiten, die Dauer des Besuchs sowie technische Informationen über das verwendete Endgerät (Gerätetyp, Betriebssystem, Land und Browser). Sie können diese Analysen über den Link www.hospiro.com/opt-out jederzeit deaktivieren.

3.6. Fehleranalyse und Performance-Monitoring

Zur Analyse von Fehlern sowie zur Überwachung der Stabilität und Performance unserer Backend- und Web-Applikationen nutzen wir Sentry in einer von uns selbst betriebenen Instanz. Dabei werden keine Daten an den Betreiber von Sentry übermittelt.

Dabei werden technische Daten wie Fehlermeldungen, Diagnoseinformationen, Performance-Daten sowie Geräte- und Browserinformationen verarbeitet, soweit dies zur Erkennung und Behebung von Fehlern erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der Sicherheit, Stabilität und Verbesserung unserer Anwendungen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.7. Präsenzen in den sozialen Netzwerken (Social Media)

Wir unterhalten in verschiedenen sozialen Netzwerken öffentlich zugängliche Profile. Ihr Besuch dieser Profile setzt eine Vielzahl von Datenbearbeitungsvorgängen in Gang. Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick darüber, zu welchen Zwecken Ihre Personendaten von uns verarbeitet werden, wenn Sie unsere Profile besuchen.

Bei Ihrem Besuch unserer Profile, oder wenn Sie über unsere Online-Präsenz mit uns in Kontakt kommen, werden Ihre Personendaten nicht nur durch uns, sondern auch durch die Betreiber des jeweiligen sozialen Netzwerks verarbeitet. Dies geschieht auch dann, wenn Sie selbst kein Profil in dem jeweiligen sozialen Netzwerk haben. Die einzelnen Datenverarbeitungsvorgänge und ihr Umfang unterscheiden sich je nach Betreiber des jeweiligen sozialen Netzwerks und sie sind nicht zwingend für uns nachvollziehbar.

Einzelheiten über die Verarbeitung Ihrer Personendaten sowie über Art, Umfang und Zweck ihrer Verwendung durch den Betreiber des jeweiligen sozialen Netzwerks entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Betreiber:

• Datenschutzrichtlinie von Google (YouTube)
• Datenschutzrichtlinie von LinkedIn

Derzeit nutzen wir folgende Plattformen:

3.8. Sonstige Datenbearbeitungen

Wir bearbeiten Personendaten auch in weiteren Situationen, die nicht ausdrücklich unter den vorstehenden Kategorien aufgeführt sind.

Im Zusammenhang mit Veranstaltungen, Anlässen und Schulungen bearbeiten wir Personendaten zur Anmeldung, Organisation, Verwaltung und Durchführung sowie zur Erstellung von Teilnehmerlisten. Dies umfasst insbesondere Stamm-, Kontakt-, Vertrags- und Registrierungsdaten. Soweit erforderlich, können auch weitere Angaben wie Geburtsdatum oder Geburtsort bearbeitet werden, beispielsweise zur Ausstellung von Befähigungsnachweisen. Die Datenbearbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen bzw. zur Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Während Veranstaltungen, Anlässen und Schulungen können wir Fotos, Videos und Tonaufnahmen erstellen oder erhalten, auf denen Sie erkennbar sein können. Diese Aufnahmen können zur Dokumentation, Information, Schulung sowie zur Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden, insbesondere für interne Zwecke, Präsentationen, unsere Website, soziale Medien oder Medienberichte. Die Datenbearbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) an der Dokumentation unserer Aktivitäten, der Unternehmenskommunikation, Kundenbindung und Präsentation unserer Leistungen. Sie haben das Recht, dieser Bearbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen.

Wir können zudem Personendaten im Zusammenhang mit Sicherheitsmassnahmen und Zugangskontrollen bearbeiten. Dies betrifft insbesondere Daten über Zutritte zu Gebäuden und Räumlichkeiten, Zugangsberechtigungen, Besucherregistrierungen sowie die Nutzung unserer Infrastruktur. Diese Bearbeitung dient der Gewährleistung der Sicherheit, dem Schutz von Personen und Vermögenswerten sowie der Sicherstellung eines geordneten Betriebs. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Darüber hinaus können wir Personendaten im Zusammenhang mit behördlichen oder gerichtlichen Verfahren bearbeiten, beispielsweise wenn Unterlagen, Akten oder Beweismittel einen Bezug zu Ihnen aufweisen. Die Bearbeitung erfolgt zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Wahrnehmung und Durchsetzung unserer Rechte (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Wir bearbeiten Personendaten auch zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, behördlicher Weisungen und interner Regelungen (Compliance), zur Unterstützung unserer internen Abläufe und Administration sowie zur Verbesserung unserer Dienstleistungen, Prozesse und Angebote. Dies umfasst auch Zwecke des Risikomanagements, der Unternehmensentwicklung, der Schulung und der Qualitätssicherung. Die Datenbearbeitung erfolgt auf Grundlage gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) oder unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und ordnungsgemässen Unternehmensführung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Wir bearbeiten zudem Personendaten unserer Aktionäre und sonstigen Anleger. Dazu gehören insbesondere Stammdaten, Angaben für Register, Informationen zur Ausübung von Rechten sowie Daten im Zusammenhang mit Veranstaltungen wie Generalversammlungen. Die Bearbeitung erfolgt zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c und f DSGVO).

Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem jeweiligen Zweck der Datenbearbeitung sowie gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Personendaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind. Je nach Datenart kann die Aufbewahrung von wenigen Tagen (z. B. bei Sicherheitskameraaufnahmen) über mehrere Monate (z. B. Besucher- oder Veranstaltungsdaten) bis zu mehreren Jahren reichen (z. B. geschäftliche Dokumentationen, Register- oder Aktionärsdaten).